Pacientes atendidos no Hospital de Base do Distrito Federal (HBDF), no Hospital Regional de Santa Maria (HRSM) e nas unidades de pronto atendimento (UPAs) podem solicitar exames, laudos e prontuários médicos. O acesso, no entanto, é restrito ao próprio paciente ou a pessoas legalmente autorizadas, já que os documentos reúnem informações pessoais e dados sensíveis de saúde.
As regras também abrangem situações em que o titular não consegue comparecer à unidade, casos de pacientes falecidos e pedidos apresentados por órgãos públicos e instituições. Em cada circunstância, é necessário comprovar o direito de acesso antes que o material seja liberado.
O próprio paciente pode pedir os registros a qualquer momento. Pais ou responsáveis legais por crianças e adolescentes, além de tutores e curadores, também podem apresentar a solicitação dentro das respectivas condições de representação.
Quando se trata de resultado de exame, o interessado deve procurar a unidade onde o procedimento foi realizado. Já os prontuários podem ser solicitados diretamente nas recepções do HBDF, do HRSM e das UPAs ou pelos canais eletrônicos disponibilizados para o atendimento.
Os pedidos do Hospital de Base são recebidos pelo e-mail arquivo@igesdf.org.br. No HRSM, o endereço é nuarq.hrsm@igesdf.org.br, enquanto as solicitações referentes às UPAs podem ser encaminhadas para arquivoupas@igesdf.org.br.
Além de preencher o formulário de solicitação de prontuário médico, o requerente precisa apresentar os documentos exigidos para cada situação. O pedido é analisado pelos setores responsáveis e, após a conclusão do processo, os registros podem ser entregues de forma impressa ou enviados por e-mail.
O controle sobre a liberação busca impedir que informações médicas cheguem a pessoas sem autorização. Segundo o coordenador jurídico consultivo Saulo Reis, o tratamento das solicitações segue as regras de sigilo previstas na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e em outras normas relacionadas à proteção de dados de saúde.
A ausência do paciente na unidade não impede que o documento seja obtido. Outra pessoa pode fazer a solicitação ou a retirada, mas precisa apresentar procuração específica ou autorização expressa concedida pelo titular.
Também são aceitas autorizações com assinatura eletrônica avançada, desde que seja possível identificar quem assinou e verificar eventuais alterações posteriores no documento. Assinaturas realizadas pelo GOV.BR nos níveis Prata e Ouro se enquadram nessa modalidade.
Há ainda a assinatura eletrônica qualificada, feita por meio de certificado digital emitido por autoridade reconhecida conforme as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Nos casos de pacientes falecidos, o prontuário permanece protegido por sigilo. O acesso pode ser concedido ao cônjuge ou companheiro e a familiares como filhos, netos, bisnetos, pais, avós, bisavós, irmãos, sobrinhos, tios, sobrinhos-netos, tios-avós e primos. Para receber os documentos, é preciso comprovar o vínculo familiar. Uma decisão judicial também pode determinar a liberação.
Pedidos apresentados por órgãos públicos e instituições seguem procedimentos próprios. O Conselho Federal de Medicina (CFM), os conselhos regionais de medicina (CRMs), o Ministério Público do Distrito Federal e Territórios (MPDFT), o Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF) e a Corregedoria de Saúde (SES/CONT/USCOR) estão entre as entidades que podem encaminhar ofício diretamente pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
A mesma possibilidade vale para instituições de ensino que mantenham Termo de Cooperação Técnica com a Secretaria de Saúde do Distrito Federal (SES-DF). A Defensoria Pública do Distrito Federal (DPDF) também pode solicitar os documentos, desde que tenha procuração válida.
Para outros órgãos e instituições, a liberação fica condicionada à apresentação de determinação judicial ou de consentimento expresso assinado pelo titular, acompanhado da documentação pessoal necessária.
As exigências buscam conciliar o direito do paciente de consultar o próprio histórico médico com a obrigação das unidades de impedir o acesso indevido a informações protegidas.
